New Announcement from FIAF and Filmoteca UNAM about the 2020 FIAF Congress
(Texte en français plus bas)
(Texto en Español al final)
10 March 2020
Dear friends and colleagues,
We would like to assure you that we continue to monitor the evolution of the current coronavirus outbreak very closely and consider the different scenarios, as the various national and international public health agencies apply control and containment measures. The FIAF Officers and Senior Administrator held a meeting with the Director of Filmoteca UNAM on Friday afternoon, and have kept in close contact since.
This group unanimously decided to make a final decision as to whether we should go ahead with the 2020 Congress as planned or reluctantly cancel it, by Tuesday 17 March (i.e. a full month before most of our delegates are due to fly to Mexico City), based on the information available at that date. Should the global situation evolve significantly by then, we will get in touch again.
Should the Congress be confirmed by 17 March (which we all hope), we will keep registrations open until Friday 21 March, to give those of you not registered yet a chance to book your flights and accommodation.
As of now, in addition to the health recommendations enforced in your own countries, we recommend the following:
• If at all possible, book plane tickets and hotel reservations with clear and reliable cancellation policies, and do consider purchasing additional travel insurance covering the possible cancellation of your trip,
• Try to book flights with the fewest connections possible.
Finally, and after carefully analyzing the requirements for organizing the congress, we concluded that rescheduling it later this year cannot be an option. The Congress can therefore only take place at the original dates (20-24 April), or be cancelled. We will let you know by 17 March.
Best regards,
Hugo Villa Smythe
Director, Filmoteca UNAM
Frédéric Maire
President, FIAF
__________________________________________________
Cher(e)s ami(e)s et collègues,
Nous tenons à vous assurer que nous continuons à suivre de très près l'évolution de l'actuelle épidémie de coronavirus et à étudier les différents scénarios envisageables, au gré des mesures de contrôle et de confinement décidées par les diverses agences de santé publique nationales et internationales. Les directeurs et l'administrateur principal de la FIAF et le directeur de la Filmoteca UNAM se sont réunis vendredi après-midi, et sont depuis restés en contact étroit.
Notre groupe a convenu à l'unanimité de prendre une décision définitive quant à la tenue du Congrès 2020 – le maintenir ou, à contrecœur, l'annuler – au plus tard le mardi 17 mars (un mois avant que la plupart de nos délégués ne s’envolent pour Mexico), sur la base des informations disponibles à cette date. Si la situation mondiale évolue de manière significative d'ici là, nous reprendrons contact avec vous.
Si, comme nous l’espérons tous, le Congrès est confirmé d'ici le 17 mars, les inscriptions resteront ouvertes jusqu'au vendredi 21 mars, afin de laisser le temps à ceux d'entre vous qui ne seraient pas encore inscrits de réserver leurs vols et leur hébergement.
À ce stade, outre les recommandations sanitaires en vigueur dans vos propres pays, nous vous recommandons :
• De vous assurer, dans la mesure du possible, que vos réservations de vols et de chambres d'hôtel sont assorties de clauses d'annulation claires et fiables, et envisagez de souscrire une assurance voyage,
• De prévoir un trajet comportant le moins de correspondances possible.
Enfin, et après avoir soigneusement étudié les conditions d'organisation du Congrès, nous avons conclu qu'il ne serait pas possible de le reprogrammer plus tard dans l'année. Par conséquent, soit le Congrès aura lieu aux dates initialement prévues (du 20 au 24 avril), soit il devra être annulé. Nous vous informerons de notre décision au plus tard le 17 mars.
Cordialement,
Hugo Villa Smythe
Directeur de la Filmoteca UNAM
Frédéric Maire
Président de la FIAF
__________________________________________________
Queridos/as amigos-as y colegas:
Seguimos monitoreando de cerca el desarrollo del coronavirus y analizando los diferentes escenarios que se presentan, mientras que los diferentes organismos de salud pública nacionales y supra nacionales aplican medidas de control y contención. Los oficiales de la FIAF y el Administrador Delegado se reunieron con el Director de la Filmoteca de la UNAM el viernes por la tarde, y desde entonces se han mantenido en estrecho contacto.
Este grupo decidió unánimemente tomar una decisión final sobre si debemos seguir adelante con el Congreso de 2020 como estaba previsto o cancelarlo muy a nuestro pesar, antes del martes 17 de marzo (es decir, un mes antes de que la mayoría de nuestros delegados deban volar a Ciudad de México) en base a la información disponible en esa fecha. Si la situación mundial evoluciona significativamente para entonces, nos pondremos en contacto de nuevo.
En caso de que el Congreso se confirme antes del 17 de marzo (que es lo que todos esperamos), mantendremos abiertas las inscripciones hasta el viernes 21 de marzo, para dar a los que aún no se hayan inscrito la oportunidad de reservar sus vuelos y alojamiento.
Por el momento, además de las recomendaciones de salud que apliquen en sus propios países, les recomendamos:
Si es posible, reserve los billetes de avión y las reservas de hotel con políticas de cancelación claras y fiables, y considere la posibilidad de adquirir un seguro de viaje adicional que cubra la posible cancelación de su viaje.
Reservar vuelos con la menor cantidad de conexiones posibles.
Finalmente, y después de analizar cuidadosamente los requisitos para organizar el congreso, concluimos que reprogramarlo a finales de este año no puede ser una opción. Por lo tanto, el congreso sólo podrá tener lugar en las fechas originales (20-24 de abril), o ser cancelado. Les informaremos antes del 17 de marzo.
Saludos cordiales,
Hugo Villa-Smythe
Director de Filmoteca UNAM
Frédéric Maire
Presidente de FIAF
