Cancellation of the 2020 FIAF Congress in Mexico City

(Texte en français plus bas)
(Texto en Español al final)

Dear colleagues,

We regret to inform you that due to the growing threat of exposure to COVID-19 worldwide, we are left with no choice but to cancel the 2020 FIAF Congress, due to take place in Mexico City from 20-24 April.

As we have previously communicated, we have closely monitored news reports and guidance issued by the World Health Organization (WHO) and many different national and international public health agencies, as well as the strict travel restrictions imposed by the governments of many countries affected by the virus. We have also listened to the growing concerns of many of colleagues worldwide in the last week about travelling to, and attending, the Congress. Our primary concern has been, and will always remain, the health and safety of the members of our global community. With all this in mind, it has become increasingly clear in the past few days that cancelling the event was the only possible course of action.

Our hugely dedicated colleagues at Filmoteca UNAM have been working for more than a year on planning for the 2020 FIAF Congress and they were really exciting about hosting us in the beautiful Old College of San Ildefonso in the historic centre of Mexico City next month. Our most sincere and heartfelt thoughts are with them at this very sad and frustrating time for them. We also know that so many of you were looking forward to attending next month’s event, taking part in a very important symposium on “Preventing and Managing Natural and Human Disasters in Film Archives” (a topic made even more relevant in the current global context), and the opportunities to learn from peers, connect with friends and colleagues old and new, discuss collaborative projects, and celebrate accomplishments.

But it is our collective responsibility as a community to follow the advice of the relevant authorities and scientists, and above all to act in the best interests of our affiliates and their staff. We feel it would have been irresponsible to decide to go ahead with the Congress when attendees could be exposed to a communicable disease, affect colleagues at Filmoteca UNAM, Congress volunteers and Mexico City residents, and return to their homes transmitting an illness to family and friends even before it manifests itself.

We know that attending the FIAF Congress involves many logistics, and it was important to us to give you as much time as possible to make changes to your travel arrangements. To that end, please:

• Cancel your hotel reservations to avoid or limit any cancellation fees.

• Cancel or rearrange any flight or train ticket, depending on your carrier’s cancellation policies.

We are deeply appreciative of your flexibility and support as FIAF and Filmoteca UNAM work through this challenging – and unprecedented – period in our Federation’s 82-year history. We will inform you in the next few days of the various decisions taken to ensure minimal disruption to the democratic life of our global community, as the Executive Committee meeting and General Assembly will no longer take place in Mexico City. (Note, however, that Article 12 of our Statutes and Rules stipulates that “An ordinary General Assembly shall be convened by the Executive Committee at least once every two years”). We have also already started discussing the possibility of an alternative way of sharing the presentations of the Symposium on “Preventing and Managing Natural and Human Disasters in Film Archives”, as we feel, more than ever that it is one of the great challenges of the future for our global community.

Meanwhile, we wish you all the best as you navigate these challenging times, and we would like to express once again our solidarity and support to those of you who are currently directly affected by COVID-19.

Best regards,
 
Frédéric Maire
President, FIAF

Hugo Villa Smythe
Director, Filmoteca UNAM

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Cher(e)s collègues,
 
Nous avons le regret de vous informer qu'en raison de la menace croissante d'exposition au COVID-19 dans le monde entier, nous n'avons d'autre choix que d'annuler le Congrès 2020 de la FIAF, qui devait se tenir à Mexico du 20 au 24 avril.

Comme nous vous l'avions indiqué, nous avons suivi de près l’évolution de la situation et les recommandations émises par l'Organisation mondiale de la santé (OMS) et de nombreuses agences de santé publique nationales et internationales, et pris connaissance des restrictions strictes sur les déplacements imposées par les gouvernements de nombreux pays touchés par le virus. Nous avons également écouté les préoccupations croissantes de nombreux collègues du monde entier au cours de la semaine écoulée concernant leur capacité à venir participer au Congrès. Notre préoccupation première a été, et demeure, la santé et la sécurité des membres de notre communauté mondiale. Compte tenu de ces considérations, l’évidence s’est imposée à nous, ces derniers jours, qu’annuler cet événement était la seule solution envisageable.

Nos très dévoués collègues de la Filmoteca UNAM ont travaillé depuis plus d'un an à l’organisation du Congrès 2020 de la FIAF et se réjouissaient de nous accueillir dans un mois dans le magnifique Vieux Collège de San Ildefonso, dans le centre historique de Mexico. Nos pensées les plus sincères et les plus chaleureuses les accompagnent en ce moment que nous imagions très triste et frustrant pour eux. Nous savons également que vous étiez nombreux à vous réjouir d'assister à cet événement, de participer à un symposium très important sur la "Prévention et la gestion des catastrophes naturelles et humaines dans les archives cinématographiques" (un thème dont l’actualité internationale vient hélas confirmer la pertinence), et d'avoir l'occasion d'échanger avec pairs, de retrouver vos amis et collègues anciens et nouveaux, d’envisager de nouveaux projets de collaboration et de célébrer ensemble vos réalisations.

Mais il est de notre responsabilité collective, en tant que communauté, de suivre les conseils des autorités et des scientifiques concernés, et surtout d'agir dans l’intérêt supérieur de nos affiliés et de leur personnel. Nous avons estimé qu'il eût été irresponsable de maintenir le Congrès alors que les participants auraient pu se trouver exposés eux-mêmes à une maladie transmissible, ou la transmettre aux collègues de la Filmoteca UNAM, aux bénévoles du Congrès et aux habitants de Mexico, puis de rentrer chez eux et transmettre à leur tour cette affection à leur famille et leurs amis avant même d’en présenter eux-mêmes les symptômes.

Nous sommes bien conscients qu’assister au Congrès de la FIAF met en jeu divers aspects logistiques, et il était important pour nous de vous laisser le temps nécessaire pour vous réorganiser en conséquence. À cette fin, nous vous prions de bien vouloir :

• Annuler vos réservations d'hôtel afin d’éviter, ou tout au moins de limiter, les frais d'annulation.

• Annuler ou modifier tout billet d'avion ou de train, en fonction des politiques d'annulation pratiquées par les compagnies concernées.

Nous vous remercions d’avance de votre adaptabilité et de votre soutien à l’endroit de la FIAF et de la Filmoteca UNAM pendant cette période difficile, sans précédent durant les 82 ans d'existence de notre Fédération. Nous vous informerons dans les jours à venir des différentes décisions prises pour limiter autant que possible cette perturbation de la vie démocratique de notre communauté mondiale, puisque la réunion du Comité exécutif et l'Assemblée générale ne pourront avoir lieu comme prévu à Mexico. (Notez toutefois que l'article 12 de nos statuts et règlements stipule : "Une Assemblée générale ordinaire est convoquée par le Comité exécutif au moins une fois tous les deux ans".) Nous avons également commencé à envisager d’autres façons de partager avec vous les présentations prévues pour le symposium sur "La prévention et la gestion des catastrophes naturelles et humaines dans les archives cinématographiques". En effet, nous sommes plus que jamais convaincus qu'il s'agira d'un des défis majeurs auxquels notre communauté mondiale se trouvera confrontée dans les années à venir.

Pour l’heure, nous vous souhaitons de surmonter au mieux cette période difficile, et souhaitons exprimer une nouvelle fois notre solidarité et notre soutien à ceux d'entre vous qui sont actuellement directement touchés par COVID-19.

Cordialement,
 
Frédéric Maire
Président de la FIAF

Hugo Villa Smythe
Directeur de la Filmoteca UNAM

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Queridos/as colegas,

Lamentamos informarle que debido a la creciente amenaza de exposición al COVID-19 en todo el mundo, no nos queda más remedio que cancelar el Congreso FIAF 2020, que tendría lugar en la Ciudad de México del 20 al 24 de abril.

Como lo hemos comunicado anteriormente, hemos monitoreado de cerca la información emitida por la Organización Mundial de la Salud (OMS) y muchas agencias de salud pública nacionales e internacionales diferentes, así como las estrictas restricciones de viaje impuestas por los gobiernos de muchos países afectados por el virus. También hemos escuchado las crecientes preocupaciones de muchos colegas en todo el mundo durante la última semana acerca de viajar y asistir al Congreso. Nuestra principal preocupación ha sido, y siempre será, la salud y la seguridad de los miembros de nuestra comunidad global. Con todo esto en mente, en los últimos días se ha vuelto cada vez más claro que cancelar el evento es la única solución posible.

En Filmoteca UNAM han estado trabajando durante más de un año en la planificación del Congreso FIAF 2020 y estaban realmente entusiasmados por recibirnos en el hermoso Colegio de San Ildefonso en el centro histórico de la Ciudad de México el próximo mes. Nuestros pensamientos más sinceros están con ellos en este momento muy triste y frustrante para todos. También sabemos que muchos de ustedes estaban deseosos por asistir al evento del próximo mes y participar en el simposio muy importante sobre "Prevención y gestión de desastres naturales y humanos en archivos de películas" (un tema que se hizo aún más relevante en el contexto global actual) y las oportunidades para aprender de sus compañeros, conectarse con amigos y colegas antiguos y nuevos, discutir proyectos de colaboración y celebrar los logros.

Sin embargo, es nuestra responsabilidad colectiva como comunidad seguir los consejos de las autoridades y científicos relevantes, y sobre todo actuar en el mejor interés de nuestros afiliados y su personal. Creemos que habría sido irresponsable decidir seguir adelante con el Congreso cuando los asistentes pudieran estar expuestos a una enfermedad contagiosa, afectar a colegas de la Filmoteca UNAM, voluntarios del Congreso y residentes de la Ciudad de México, y regresar a sus hogares transmitiendo una enfermedad a familiares y amigos. incluso antes de que se manifieste.

Sabemos que asistir al Congreso de la FIAF implica mucha logística, y es importante para nosotros darles el mayor tiempo posible para realizar cambios en sus arreglos de viaje. Para ese fin, por favor:
• Cancelar sus reservas de hotel para evitar o limitar las tarifas de cancelación.
• Cancelar o reorganizar cualquier vuelo o boleto de tren, dependiendo de las políticas de cancelación de su aerolínea.

Apreciamos profundamente su flexibilidad y apoyo mientras FIAF y Filmoteca UNAM trabajan en este período desafiante, y sin precedentes, en los 82 años de historia de nuestra Federación. Les informaremos en los próximos días sobre las diversas decisiones tomadas para garantizar una interrupción mínima de la vida democrática de nuestra comunidad global, ya que la reunión del Comité Ejecutivo y la Asamblea General ya no tendrán lugar en Ciudad de México. Sin embargo, tengan en cuenta que el Artículo 12 de nuestros Estatutos y Reglas estipula que "el Comité Ejecutivo convocará una Asamblea General ordinaria al menos una vez cada dos años". También hemos comenzado a discutir la posibilidad de una forma alternativa de compartir las presentaciones del Simposio sobre "Prevención y gestión de desastres naturales y humanos en los archivos de películas", como creemos, más que nunca, que es uno de los grandes desafíos de futuro para nuestra comunidad global.

Mientras tanto, le deseamos todo lo mejor en estos tiempos difíciles, y nos gustaría expresar una vez más nuestra solidaridad y apoyo a aquellos de ustedes que actualmente están directamente afectados por COVID-19.
 
Atentamente,

Frédéric Maire
Presidente de FIAF

Hugo Villa-Smythe
Director de Filmoteca UNAM