L'organisation d'un congrès pour la FIAF est une entreprise qui s'avère plus complexe et plus coûteuse chaque année. Alors que la FIAF se développe en taille, la responsabilité de subvenir aux besoins du Comité directeur, du nombre toujours grandissant d'affiliés et d'observateurs, des participants aux séminaires et aux colloques, engendre inévitablement une plus grande charge de travail pour le Secrétariat de Bruxelles qui se développe lui aussi. Ce guide ne prétend pas couvrir chaque détail pour l'organisation efficace d'un congrès sans difficultés. Chaque lieu et chaque thème engendre ses opportunités et ses défis propres, et les exigences peuvent varier d'une année à l'autre. La FIAF compte sur la connaissance des particularités locales et le bon sens de l'institution organisatrice pour s'assurer que les problèmes et les questions qui peuvent se présenter sont gérés de la meilleure façon. La Fédération souhaite qu'un congrès soit le reflet de la situation et des traditions locales et qu'il mette en valeur ces disparités en tant qu'expression de sa vocation Internationale. Néanmoins, l'expérience acquise à travers plus de soixante congrès a enseigné à la FIAF qu'un planning soigneusement préparé au préalable est essentiel afin d'éviter des erreurs qui peuvent perturber le congrès ou engendrer des frais élevés occasionnés par des arrangements tardifs ou par des changements de programme. Ce guide a pour objectif de faire partager le fruit de quelques expériences de ce genre, ainsi que de proposer certains critères de base qui doivent être rencontrés pour qu'un congrès et ses colloques soient un succès.
Même si les indications qui vont suivre semblent placer l'organisation d'un tel congrès hors d'atteinte d'une archive récente ou de petite taille, ce n'est pas le cas. Il est possible d'organiser un congrès avec des ressources modestes si le planning est préparé consciencieusement et si le Comité Directeur de la FIAF est tenu informé, de façon qu'il y ait suffisamment de temps pour discuter et se mettre d'accord sur tout compromis nécessaire et acceptable.
L'organisation des congrès précédents ne vaut pas comme guide définitif pour ce qui est attendu dans le cas présent. La FIAF a, en fait, bénéficié de la généreuse hospitalité de certains de ses organisateurs, en particulier ces dernières années, et ses affiliés en sont grandement reconnaissants. Ceci dit, l'intérêt du congrès ne réside pas seulement dans le fait de bénéficier de l'hospitalité des organisateurs, mais bien de gérer les enjeux de la Fédération et de tirer un enseignement des colloques, des ateliers et des autres activités qui s'y déroulent. La liste des options pratiques requises qui va suivre représente les conditions qu'une archive devrait considérer avec attention avant de soumettre une invitation. Une liste courte de dispositions pratiques complémentaires est proposée plus loin.

LA CANDIDATURE
1. La candidature devrait être soumise au Comité Directeur au moins deux ans avant la date proposée. Si possible, le candidat doit indiquer des années alternatives qui sont acceptables jusque cinq ans à l'avance. Le candidat qui souhaite recevoir un congrès afin de le faire coïncider à un anniversaire ou tout autre événement devrait donner un maximum de renseignements à ce sujet et présenter sa candidature au moins trois ans à l'avance.

2. Sur le document de candidature, les dates et le lieu proposés pour le congrès devraient être mentionnés. Ce document devrait être accompagné, le cas échéant, de la preuve du soutien que la candidature reçoit d'organisations gouvernementales et culturelles du pays. Si l'archive fait partie d'une organisation plus large, le dossier de candidature devrait inclure la preuve du soutien que cette organisation apporte à la candidature. Si possible, des preuves écrites de ce soutien doivent être produites.

3. Le document de candidature devrait fournir au Comité Directeur des renseignements suffisants au niveau de l'organisation pratique et du programme proposés qui permettront d'évaluer l'invitation correctement et de recommander les actions à prendre lors de l'Assemblée Générale. Tous les détails financiers, tels que la possibilité de bourses de voyage, de subsides pour l'hébergement, de soutien à des délégués issus de pays en voie de développement, l'assistance pour des frais administratifs tels que les traductions, etc., devraient êtres mentionnés s'ils sont connus au moment de la présentation de la candidature.

4. La demande devrait comprendre des propositions de programme d'un ou plusieurs colloques, ateliers, etc., qui vont (après approbation de l'Assemblée Générale) être développés en consultation avec le Comité Directeur. Les Commissions spécialisées de la FIAF sont appelées à participer également à l'organisation du congrès, étant entendu que ces Commissions disposent de budgets qui peuvent être utilisés à cette fin.

5. Le document de candidature doit présenter la garantie, normalement obtenue après consultation des autorités concernées dans le pays organisateur, que tous les affiliés de la FIAF pourront recevoir un visa pour séjourner dans le pays. La FIAF comprend qu'il est impossible de garantir que les visas seront émis, en particulier deux ou trois ans auparavant, cependant le candidat doit informer le Comité Directeur s'il y a des raisons de croire que des difficultés pourraient se présenter à ce sujet.

6. Si l'invitation est agréée, le candidat devra présenter au Comité Directeur un plan d'organisation pour le congrès, cela au moins un an avant la date proposée pour le congrès (en général, à l'occasion de la réunion du Comité Directeur qui a lieu avant le congrès précédent). Si le projet n'est pas accepté par le Comité Directeur, celui-ci a le droit de rejeter la proposition de congrès sans compensation pour le candidat. Lorsque le programme est accepté, le candidat est appelé à présenter l'invitation de façon formelle à l'Assemblée Générale.

7. La responsabilité formelle du Comité Directeur, en général, et du Secrétaire Général, en particulier, au sujet des différents aspects d'un congrès qui impliquent l'Assemblée Générale sont définis par la Règle 27 des Statuts et Règlements de la FIAF. Le Secrétaire Général et les membres du Secrétariat à Bruxelles devraient être tenus informés de toutes les étapes et problèmes de la préparation du congrès, et devraient être impliqués de manière active dans cette procédure. Une visite du lieu proposé par un représentant du Comité Directeur pour le congrès est souhaitable quelques mois avant le congrès, afin d'examiner les commodités et de discuter des problèmes spécifiques. Les membres du Secrétariat participent également à l'organisation du congrès dans sa phase de préparation (voir point 11, plus bas).

8. Il est demandé à l'heureux candidat de rédiger des rapports régulièrement adressés à ses collègues de la Fédération sous forme de bulletins d'information publiés soit par l'archive, soit par le Secrétariat de la FIAF durant l'année qui précède le congrès. Le nombre précis de bulletins d'information publiés dépend d'une décision locale, mais normalement, au moins trois bulletins d'information sont demandés :

Le Bulletin d'information 1, publié lors du précédent congrès devrait informer des dates du congrès, des sujets des colloques, etc., et des informations d'ordre général concernant les obligations de visa, etc., pour le pays d'accueil, ainsi que des détails sur l'organisation du voyage négociés auprès d'une agence de voyage ;
Le Bulletin d'information 2, habituellement combiné avec la publication des formulaires d'inscription devrait fournir des détails spécifiques au sujet des possibilités de logement et confirmer tous les détails utiles pour l'organisation du voyage ainsi qu'une mise à jour de la proposition de calendrier pour le congrès et des informations sur son contenu ;
Le Bulletin d'information 3, publié un mois avant le congrès devrait fournir des informations utiles pour les délégués concernant l'organisation du séjour (par exemple, sur les moyens de transport de l'aéroport à l'hôtel ou sur le climat local; etc.) ainsi qu'une mise à jour du contenu du congrès. Une note pour les délégués afin qu'ils soient couverts par une assurance personnelle adéquate pour la durée du séjour devrait être inclue également.
Depuis le Congrès 2004 de Hanoï, le Secrétariat de la FIAF a créé et développé le site Web www.fiafcongress.org , qui publie et actualise les informations fournies par l’archive organisatrice par les Bulletins d’information précités. Les archives organisatrices sont censées fournir la conception graphique de leur choix et l’information de base; le Secrétariat de la FIAF se charge, à la demande des archives organisatrices, d’héberger et d’actualiser le site Web du congrès.

LE LIEU
Les congrès devraient idéalement se dérouler dans un endroit situé à proximité des locaux de l'archive organisatrice. Lorsque qu'un site alternatif est proposé, il devrait (i) l'être pour une raison valable et (ii) être en état de fournir toutes les commodités nécessaires pour le congrès, y compris celles décrites dans le point 13, plus bas. En ce qui concerne les détails pratiques du congrès, la candidature doit respecter les conditions suivantes :

9. Le congrès devrait, si possible, se dérouler dans un bâtiment ou un complexe qui fonctionne de manière indépendante au niveau du logement, des repas, des réunions, des possibilités de projection, l'ensemble sous le même toit. Si ce n'est pas le cas, toutes les commodités devraient être accessibles à la marche. Si ces conditions ne sont pas remplies, le candidat devrait proposer des moyens de transport appropriés. L'immeuble occupé pour un congrès doit répondre aux normes de sécurité contre le feu et autres risques, et doit être couvert par des assurances personnelles ainsi que par une assurance de responsabilité civile adéquates.

10. Lorsque la FIAF était une organisation de plus petite taille, la préférence allait pour les salles de réunion de style "conférence" - les sièges disposés en cercle - mais à présent, la taille de la Fédération rend inévitable le choix du style de salle conférence "théâtre". La salle de réunion principale doit pouvoir contenir une assemblée de 200 personnes au moins, avec des installations pour traduction simultanée - voir le point 14, plus bas. Un plateau à un niveau supérieur ou un podium est nécessaire pour la présidence des sessions de l'Assemblée Générale ou pour les colloques, un lutrin et des installations de projection LCD doivent être disponibles pour le conférencier dans certaines salles (par exemple, sur le côté de l'écran afin de ne pas entraver la vision des images projetées). Si possible, les sièges des délégués de la salle de réunion centrale doivent être munis de tables ou d'autres surfaces qui permettent l'écriture. Des salles plus petites devraient être également disponibles au cas où des groupes de discussion restreints seraient envisagés lors d'un colloque, lorsqu'un ou plusieurs ateliers sont organisés simultanément ou lorsque le programme prévoit des réunions régionales ou des groupes de discussion différents. En général, la traduction simultanée n'est pas requise pour les réunions de petite taille.

11. Un bureau adjacent à la salle de réunion principale devra être mis à la disposition du Secrétariat de la FIAF de Bruxelles qui devra le partager avec l'équipe de support locale. Cette salle devra être équipée au minimum d’un système d’accès à l’Internet, d'un téléphone, fax, ordinateur muni d'un programme Word avec possibilités d'impression et un photocopieur. La même salle, ou une autre située à proximité devra être équipée pour la distribution de documents et de courrier adressés aux personnes qui assistent au congrès (les "casiers à courrier").

12. Les organisateurs sont informés que des possibilités de logement et une salle de réunion pour le Comité Directeur doivent également être disponibles pour les trois jours précédant le congrès, ainsi que pour des réunions supplémentaires pendant ou après le congrès comme convenu entre les organisateurs et le Comité Directeur. Les exigences particulières aux réunions du Comité Directeur sont mentionnées dans un document séparé.

13. Les candidats doivent se rappeler que la FIAF est une Fédération d'Archives du Film: à ce titre, il est requis que des possibilités de projection de films soient disponibles pour les délégués au moment prévu, pendant le congrès. La décision de programmer des séances de projection le soir, lors du congrès, et le sujet de chaque colloque ou atelier, déterminera ce qui est à prévoir pour l'équipement technique. La disponibilité du matériel approprié et des techniciens nécessaires pour l'utilisation d'un tel équipement devrait être mentionné dans le "rapport final" (voir point 6, plus haut). Si les possibilités techniques de la salle de réunion principale s'avèrent trop limitées, il serait opportun d'envisager que les séances de projection, les sessions de colloque ou les ateliers se tiennent dans d'autres lieux, avec un moyen de transport à prévoir, si nécessaire. Si les possibilités de projection sont restreintes par des limitations particulières, etc., le Comité Directeur doit en être informé le plus rapidement possible afin que les sujets de colloque ou d'atelier puissent être adaptés et que les participants soient prévenus de ces limitations.

14. La traduction simultanée doit être possible pour toutes les sessions de l'Assemblée Générale et pour les sessions plénières des colloques entre, au minimum, l'anglais, le français et la langue du pays organisateur si ce n'est pas l'anglais ou le français. L'utilisation de l'espagnol est la bienvenue pour un nombre croissant de participants, mais elle n'est pas obligatoire. Des dispositions spéciales pour des intervenants de colloques parlant une autre langue doivent être envisagées. Les interprètes devraient disposer de cabines de traduction avec vue sur les orateurs, y compris sur ceux qui sont dans l'audience.

15. L'organisateur se doit de fournir le matériel d'enregistrement par cassette audio pour toutes les sessions de l'Assemblée Générale, y compris les interventions de l'audience. Pour de telles interventions, des microphones (ainsi que des microphones pour les plates-formes ou les orateurs) doivent être prévus, le système d'enregistrement doit être géré par des techniciens compétents. Les délibérations des colloques doivent également être enregistrées, de la même manière, si une publication est envisagée.

16. Si le logement n'est pas fourni par l'organisateur, celui-ci devrait proposer un choix de logements suite à un arrangement avec des hôtels pour des chambres à des conditions spéciales négociées sur les prix courants.

17. L'organisation de pauses avec buffet en milieu de matinée et d'après-midi et de déjeuner doit être prévue. Dans la mesure du possible, des tickets repas doivent être distribués pour le déjeuner afin de minimiser le temps requis pour celui-ci.

LES COUTS
18. La candidature devrait être la plus explicite possible au sujet des coûts. La question de savoir quels frais sont à la charge de l'organisateur ou de la FIAF est à discuter franchement et librement, en particulier. L'estimation des frais connus pour la FIAF devrait être fournie le plus rapidement possible, les frais non déterminés avec précision doivent être indiqués et un délai pour la précision de ces frais doit être suggéré. La position financière doit être non-ambigue au moment du "rapport final" (voir point 6, plus haut).

19. La FIAF elle-même apporte une contribution financière pour l'organisation du congrès sur laquelle l'organisateur peut se baser lorsque l'invitation a été formellement acceptée par le Comité Directeur et présenté au congrès précédent (voir point 6, plus haut). Dans les budgets de la FIAF pour 2003 et 2004, le montant de la contribution de la FIAF aux frais du congrès était fixé à 25,000 US$. Les détails sur le montant actuel de financement peuvent être vérifiés avec le Trésorier ou le Secrétariat.

20. S'il y a des sources potentielles de financement disponibles (bourses, subsides partiels ou complets, frais partagés, etc.), ceux-ci devraient être indiqués et un délai suggéré pour le moment où les propositions doivent être faites, lorsqu'une décision sera connue. Les points qui demandent une action pour le Comité Directeur doivent être clairement indiqués.

21. Si un colloque doit être organisé conjointement par la FIAF et une organisation ou d'autres organisations du pays organisateur, ou avec une autre organisation internationale, les propositions d'arrangement sur le partage des coûts, sur la détermination du programme, sur la publication des délibérations (si c'est envisagé) et tout autre détail opportun devraient être indiqués précisément.

22. Les candidats devraient également donner une appréciation réaliste de leur attentes au niveau des sponsors par des entreprises commerciales ou privées, agrémentée, autant que possible, d'une preuve écrite. Le Comité Directeur souhaite être informé sur la nature de l'occupation du sponsor éventuel, ainsi que sur le type "d'aide" qui peut être offert en retour au sponsor. Le Comité directeur se réserve le droit de veto sur toute proposition de sponsoring s'il estime qu'elle pourrait compromettre la réputation de la Fédération.

AUTRES ACTIVITES
Comme annoncé en préambule de ce guide, le but d'un congrès est de remplir la mission de la Fédération et de partager les connaissances par l'intermédiaire de colloques, d'ateliers, etc. Un congrès qui a satisfait à ces objectifs est réussi. Les notes qui vont suivre décrivent quelques possibilités d'activités complémentaires qui ont été proposées lors des récents congrès, mais qui ne sont pas essentielles.

23. Evénements
Les délégués d'un congrès FIAF profitent de cette opportunité pour se rencontrer et communiquer dans un contexte informel. De nombreux congrès ont mis sur pied un programme social proposant, par exemple, une réception d'ouverture ou de clôture. Ceux-ci peuvent être cofinancés ou soutenus par du sponsoring, ils peuvent être organisés sans alourdir grandement le budget du congrès. Les organisateurs doivent se rappeler que la FIAF marque une préférence pour les réunions relativement informelles.

24. Excursions
Beaucoup de délégués du congrès saisiront cette opportunité pour visiter les locaux de l'archive organisatrice, afin de voir son équipement matériel et de rencontrer son équipe. Lorsqu'un congrès se déroule dans une ville dans laquelle se situe plus d'une archive affiliée, des visites devraient être prévues pour toutes les archives qui souhaitent en recevoir. De telles visites devraient être organisées de manière à ne pas perturber le programme principal du congrès et à ne pas représenter une charge indue pour les organisations qui les reçoivent.
De nombreux organisateurs, lors de récents congrès, ont également offert des excursions de sites naturels ou historiques en dehors du lieu du congrès. Même si ces excursions sont fort appréciées quand elles sont offertes, elles ne représentent pas une part essentielle du programme. Les délégués sont également très heureux de recevoir une journée ou une demi-journée pour explorer par eux-mêmes l'environnement immédiat du lieu du congrès, ou simplement pour se détendre ou faire des emplettes.

25. Image du Congrès
Parmi les récents congrès, beaucoup se sont distingués par des présentations visuelles sophistiquées remarquables sur la papeterie, sur les affiches et sur les "sacs du congrès" distribués aux délégués afin de transporter leurs documents, etc. De nouveau, nous insistons sur le fait que ce matériel complémentaire n'est pas essentiel à l'organisation d'un bon congrès.
Le Secrétarait de la FIAF fournira davantage de renseignements pour tout candidat ou tout aspirant candidat pour toutes les étapes de la procédure, de la première décision d'émettre une invitation à la fermeture du congrès réussi. Le Secrétariat peut fournir des exemples des procédures et des matériaux utilisés les années précédentes, et intervenir comme moyen de communication des expériences des organisateurs précédents.