La organización de un Congreso de la FIAF es una empresa que se torna más compleja -y cara- cada año. Con el crecimiento de la FIAF, la responsabilidad de satisfacer las necesidades del Comité Ejecutivo, de un número creciente de miembros, asociados y visitantes, de participantes en seminarios y simposios, así como del personal del Secretariado de Bruselas, se ha incrementado inevitablemente. Esta guía no pretende abarcar hasta el último detalle de la preparación de Congresos eficaces y tranquilos. Cada lugar y simposio plantean oportunidades y retos propios y los requisitos pueden variar enormemente de año en año. La FIAF confía en los conocimientos sobre su localidad y en el sentido común del anfitrión para que los problemas o cuestiones se aborden de la manera adecuada. La Federación espera que un Congreso refleje las circunstancias locales y las tradiciones del anfitrión y valora tales diferencias como prueba de su carácter naturaleza auténticamente internacional. No obstante, la experiencia de más de sesenta congresos ha enseñado a la FIAF que una cuidadosa planificación anticipada es esencial para evitar errores que puedan trastornar el congreso o dar lugar a caros arreglos o cambios de última hora en el programa. Esta Guía busca compartir los frutos de esta experiencia así como estipular una serie de criterios mínimos para que un congreso y sus simposios puedan considerarse un éxito.
Aunque pueda parecer que las directrices que figuran a continuación sitúan la organización de un Congreso fuera del alcance de archivos recientes o pequeños, esto no es así. Con una planificación exhaustiva, y si se mantiene adecuadamente informado al CE, de manera que haya tiempo suficiente para discutir y acordar compromisos necesarios y aceptables, es posible acoger un congreso aún con escasos recursos.
Los preparativos de anteriores congresos no constituyen una guía definitiva de lo que se espera. La FIAF ha tenido la fortuna de contar con la generosa hospitalidad de algunos de sus miembros en años recientes, y los miembros y afiliados les están agradecidos. No obstante, un congreso no se organiza para beneficiarse de la hospitalidad del anfitrión, sino para tratar los asuntos de la Federación y aprender de los simposios, talleres y demás actividades que tienen lugar en él. La lista relativa a locales, equipamientos y actividades que figura a continuación abarca las cuestiones que un archivo debe examinar atentamente antes de remitir una invitación. Después se incluye un breve resumen de posibles actividades extraordinarias.

LA SOLICITUD
1. Las solicitudes deben remitirse al Comité Ejecutivo al menos con dos años completos de antelación sobre la fecha propuesta. Cuando sea posible, el solicitante indicará posibles años alternativos con una antelación de hasta cinco años. Los solicitantes que deseen acoger un congreso para conmemorar un aniversario o hacerlo coincidir con un acontecimiento concreto, deben advertirlo con tanta antelación como sea posible, y es aconsejable que presenten la solicitud con al menos tres años de antelación.

2. En la solicitud se indicará cuando y dónde tendrá lugar el congreso e irá acompañada, cuando sea pertinente, de pruebas claras del apoyo a la solicitud recibido de las instituciones oficiales y culturales del país. Cuando el archivo forme parte de un organismo más amplio, se confirmará el apoyo de dicho organismo a la solicitud en el momento de presentarse ésta. Siempre que sea posible, se aportarán garantías de apoyo por escrito.

3. La solicitud proporcionará al Comité Ejecutivo pormenores de los locales, equipamiento y materiales, así como del programa propuesto, suficientes para que éste evalúe adecuadamente la invitación y recomiende su aprobación a la Asamblea General. Siempre que se conozcan en el momento de presentar la solicitud, se incluirán los datos económicos, como disponibilidad de ayudas de viaje, subvenciones de alojamiento, apoyo a los delegados de países en vías de desarrollo, ayudas en los gastos de secretaría, como traducción, etc.

4. La solicitud incluirá propuestas para un programa de uno o más simposios, talleres, etc. que se desarrollará conjuntamente con el Comité Ejecutivo tras su aprobación por la Asamblea General. Cuando sea necesario, las comisiones especializadas de la FIAF colaborarán plenamente con los anfitriones de congresos, teniendo presente que las comisiones disponen de presupuestos propios que pueden destinarse en parte a este fin.

5. La solicitud debe incluir garantías, normalmente obtenidas de las autoridades pertinentes del país anfitrión, de que se concederán visados de entrada y salida del país a todos los miembros y afiliados de la FIAF. La Federación reconoce que puede ser imposible garantizar la concesión de visados, especialmente con dos o más años de antelación, pero el solicitante debe advertir al Comité Ejecutivo cuando haya motivos para creer que surgirán problemas a este respecto.

6. Si se acepta la invitación, se pedirá al solicitante que proporcione al Comité Ejecutivo todos los datos de organización del congreso al menos un año antes de la fecha propuesta. (Por lo general, se hará en la reunión del Comité Ejecutivo inmediatamente anterior al congreso precedente.) Frente a la presentación de un proyecto inaceptable, el Comité Ejecutivo podrá optar por cancelar el congreso propuesto sin ninguna compensación ulterior al solicitante. Una vez que se haya aceptado el proyecto, se pedirá oficialmente al solicitante que presente la invitación a la Asamblea General.

7. Las responsabilidades del CE en general, y del Secretario General en particular, en los aspectos del Congreso relativos a la Asamblea General, se definen en los Estatutos y Reglamento. El Secretario General y el personal del Secretariado de Bruselas deben ser informados muy de cerca de todas las etapas o problemas de la preparación del Congreso y participarán en ellos cuando sea pertinente. Convendría que un representante del CE visitase el lugar propuesto para la celebración del Congreso unos meses antes de que éste tenga lugar con el fin de revisar las instalaciones y discutir las cuestiones pendientes. El personal del Secretariado también participará en la administración del Congreso mientras éste tiene lugar (véase el apartado 11 infra).

8. Se pedirá a los solicitantes admitidos que, a lo largo del año anterior al congreso, informen regularmente a sus colegas de la Federación mediante boletines de noticias elaborados directamente por el anfitrión o a través del Secretariado de la FIAF. El número de boletines de noticias quedará a discreción del organizador, pero, en circunstancias normales, serán necesarios al menos tres:

Boletín de noticias 1, publicado durante el congreso precedente, o inmediatamente después, proporcionando las fechas acordadas para el congreso, los temas de los simposia, etc., así como información general sobre visados, etc. para el país anfitrión, además de los pormenores de los viajes que puedan estarse negociando;
Boletín de noticias 2, que, generalmente, se adjuntará al formulario de inscripción, en el que se aportarán datos específicos sobre el alojamiento y se confirmarán los detalles pertinentes sobre los viajes; se actualizará, asimismo, el calendario propuesto para el congreso y la información sobre su contenido.
Boletín de noticias 3, publicado aproximadamente un mes antes del congreso, proporcionará a los delegados información útil para la planificación de su estancia (por ejemplo, detalles de los traslados del aeropuerto a los hoteles, indicaciones sobre el clima, etc.), así como una ulterior actualización sobre el contenido del congreso. Debería incluirse un recordatorio a los delegados de que se cercioren de que están cubiertos por una póliza personal de seguros durante su visita.
A partir del Congreso de Hanoi, en 2004, el Secretariado de la FIAF creó y desarrolló el sitio Web www.fiafcongress.org destinado a difundir y actualizar las informaciones suministradas por el archivo organizador a través de su Boletín de noticias. Los anfitriones deberán suministrar el concepto gráfico de base y el contenido informativo; el Secretariado de la FIAF podrá así albergar y actualizar el sitio Web del congreso.

EL LUGAR DE REUNIÓN
Lo ideal sería que los congresos se celebrasen en locales situados dentro o cerca de la sede del archivo anfitrión. Cuando se proponga un local alternativo, debería ser por (i) una razón especial y pertinente, y (ii) disponer de todos los medios deseables para un congreso, incluidos los descritos en el apartado 13 infra. En la discusión de los preparativos relativos al lugar de reunión y el equipamiento necesarios para el congreso, el solicitante debe tener en cuenta las siguientes condiciones:

9. Siempre que sea posible, el congreso tendrá lugar en un edificio o complejo autónomo, en otras palabras, con instalaciones para alojamiento, restaurantes y locales de reunión y proyección bajo el mismo techo. Cuando no sea posible, todas los lugares estarán a situados a una distancia que permita el traslado a pie de uno a otro. Cuando no pueda cumplirse este requisito, los solicitantes deberán explicar los medios previstos para el transporte de los delegados. Los locales donde se celebre el Congreso deberán cumplir la normativa pertinente sobre seguridad e incendios y estar cubiertas por un seguro apropiado, personal y a terceros.

10. Cuando la FIAF era una organización más reducida, se preferían salas de reunión del estilo de "salas de conferencias", con los asientos colocados en un amplio círculo, pero las actuales dimensiones de la Federación hacen prácticamente inevitable el uso de salas de tipo anfiteatro. En la sala principal harán falta al menos 200 asientos, instalaciones para traducción simultánea y espacio para los traductores - véase el apartado 14 infra. Es esencial contar con un estrado o podio elevado para quienes moderen las sesiones de la Asamblea General o un simposio; en algunas salas convendría contar con un sistema de proyección LCD, un atril para los oradores (situado, por ejemplo, a un lado de una pantalla, de modo que no entorpezca la visión del material proyectado). Cuando sea posible, los asientos de los delegados en la sala contarán con mesas u otras superficies para escribir. Pueden necesitarse salas de reunión más reducidas cuando un simposio prevea la división en grupos temáticos más reducidos, cuando estén previstos dos o más talleres simultáneos o cuando el programa estipule la celebración de reuniones de grupos regionales o de otros grupos especializados. Por lo general, no se espera disponer de traducción simultánea en las reuniones más reducidas.

11. Debe disponerse una sala de trabajo contigua a la sala de reuniones principal para el Secretariado; compartirán esta sala los empleados de apoyo del archivo local y miembros del Secretariado de Bruselas. Esta sala de trabajo debe estar dotada de acceso a Internet y un equipamiento mínimo de teléfono, fax, equipos de procesado de textos (incluida una impresora) y fotocopiadora. En la misma sala, o en otra muy próxima, se dispondrán casilleros debidamente señalados para la distribución de documentación y correo a los participantes en el congreso.

12. Se recuerda a los anfitriones que también deben disponer alojamiento y una sala de reuniones para el Comité Ejecutivo durante los tres días previos al congreso, así como para las reuniones que tengan lugar durante el congreso o después de éste que puedan acordar el anfitrión y el Comité Ejecutivo. Los requisitos para las reuniones del Comité Ejecutivo se abordan en un documento aparte.

13. Los solicitantes deben recordar que la FIAF es una federación de archivos fílmicos, por lo que se espera que los delegados dispongan de instalaciones y equipamiento para la proyección de películas cuando el congreso así lo requiera. La decisión de si un congreso debe ir acompañado de un programa de proyecciones vespertinas, así como el tema de cada simposio o taller, determinarán el equipamiento técnico deseable en cada caso. En el "informe definitivo" (véase el apartado 6 supra) se indicará con claridad la disponibilidad de equipos adecuados y de los técnicos necesarios para operarlos. Cuando las posibilidades técnicas de la sala de reuniones principal sean excesivamente restringidas, se considerará la posibilidad de efectuar proyecciones y celebrar sesiones de los simposios o talleres en otros lugares, organizándose el traslado hasta ellos cuando sea necesario. Cuando los equipos de proyección se limiten a formatos concretos, etc., debe informarse cuanto antes al Comité Ejecutivo para poder ajustar los temas de los simposios o talleres y advertir de las limitaciones a los participantes.

14. Se dispondrá de traducción simultánea para todas las sesiones de la Asamblea General y en las sesiones plenarias de los simposios, en, como mínimo, francés, inglés y el idioma del país anfitrión cuando no sea francés o inglés. La incorporación del español es acogida con agrado por un número cada vez mayor de participantes, pero no es obligatoria. En ocasiones hay que tener en cuenta la posibilidad de que determinados conferenciantes de los simposios utilicen otro idioma. Los intérpretes deberán estar instalados en cabinas insonorizadas con buena visibilidad de todos los oradores, incluidos los delegados.

15. El anfitrión deberá prever la grabación in-interrumpida de cintas de audio de todas las sesiones de la Asamblea General, incluidas las intervenciones de los delegados. Técnicos cualificados se ocuparán de la instalación de los micrófonos de tales intervenciones (así como los de quienes se encuentren situados en el estrado o en el atril) y del equipo de grabación. Cabe la posibilidad de que haya que grabar a los participantes en un simposio cuando esté prevista la publicación de sus actas.

16. Excepto en los casos en que el anfitrión proporcione alojamiento, deben plantearse varias posibilidades de alojamiento, o un alojamiento concertado por el precio medio de los hoteles de dicha comunidad para todas las habitaciones.

17. En las comidas se incluirán un café a media mañana y a media tarde, y una pausa para comer a mediodía. Siempre que sea posible, se aportarán vales de comidas para un menú fijo de modo que se reduzca al mínimo el tiempo necesario para comer.

LOS COSTES
18. Las solicitudes deben ser lo más explícitas posibles en lo referente a los costes. Concretamente, deben discutirse francamente y con toda libertad los gastos que asumirá el anfitrión y los que asumirá la FIAF. Siempre que sea posible, se entregarán a la FIAF presupuestos de los costes conocidos; se indicarán también las áreas dudosas y se sugerirá un calendario para la determinación de costes. En el momento de redactar el "informe definitivo" (véase el apartado 6 supra) la situación económica debe estar clara.

19. La FIAF efectúa una aportación económica para la organización del congreso de la que el anfitrión puede beneficiarse una vez que el Comité Ejecutivo acepta oficialmente la invitación y la presenta en el congreso precedente (véase el apartado 6 supra). La contribución de la Federación a los gastos de los congresos quedó fijada en US $20.000 en los presupuestos de la FIAF para 2003 y 2004. El tesorero o el Secretariado pueden informar sobre los actuales índices de financiación.

20. Debe señalarse la existencia de posibles fuentes de financiación (subvenciones, subsidios parciales o totales, reparto de gastos, etc.) y sugerirse un calendario para la presentación de propuestas, la adopción de decisiones, etc. Deben señalarse claramente las cuestiones en las que sea necesaria la intervención del Comité Ejecutivo.

21. Cuando la FIAF organice un simposio conjuntamente con un organismo u organismos del país anfitrión, o con un organismo internacional, se indicarán claramente los acuerdos sobre reparto de gastos, determinación del programa, publicación de las actas (cuando esté prevista) y cualquier otro detalle pertinente.

22. Los solicitantes deberán aportar también una evaluación realista de sus expectativas de patrocinio por parte de organizaciones comerciales u organismos privados, siempre que sea posible respaldada por documentación. Concretamente, el Comité Ejecutivo espera ser informado exhaustivamente sobre la naturaleza de las actividades de los posibles patrocinadores y el tipo de compensación que podría ofrecerse a cambio del patrocinio. El Comité Ejecutivo se reservará el derecho de veto sobre cualquier propuesta de patrocinio que pueda, en su opinión, poner en entredicho la reputación de la Federación.

ACTIVIDADES Y MATERIALES EXTRAORDINARIOS
Tal y como se indica en el preámbulo, el objetivo de un congreso es tratar los asuntos de la Federación y compartir conocimientos a través de simposios, talleres, etc. Cuando un congreso cumpla estas funciones, habrá sido un éxito. En las notas que figuran a continuación se describen algunas actividades y materiales adicionales que se han disfrutado en algunos congresos recientes, pero que no son esenciales.

23. Programa social
Los delegados de los congresos de la FIAF acogen con agrado la oportunidad de reunirse y conversar en un ambiente informal, y en muchos congresos se ha incluido un programa social que incluía, por ejemplo, una recepción de inauguración o de despedida que constituyen una oportunidad para compartir gastos o son susceptibles de patrocinio, y que pueden organizarse sin añadir excesivo trabajo o gastos al presupuesto. Se recuerda a los anfitriones que la FIAF suele preferir las reuniones relativamente informales.

24. Excursiones
A muchos delegados les agrada tener la ocasión de visitar la sede del archivo anfitrión, conocer sus instalaciones y conocer a los empleados. Cuando un congreso se celebre en una ciudad con más de un afiliado a la FIAF, se ofrecerá la posibilidad de efectuar visitas a todos los archivos dispuestos a acogerlas. Las visitas se organizarán de modo que no interrumpan el programa principal del congreso y que supongan una carga excesiva para las organizaciones que las reciban.

25. Identidad gráfica de un congreso
Muchos congresos recientes se han caracterizado por los hermosos diseños impresos en papeles y material de escritorio, carteles y la bolsa que se entrega a los delegados para transportar sus documentos, etc. Una vez más, se hace hincapié en que este material añadido no es esencial para la organización de un buen congreso.

El Secretariado de la FIAF proporcionará a los solicitantes o posibles solicitantes ulterior asesoramiento en todas las fases del proceso, desde que se plantee la posibilidad de extender una invitación hasta el cierre de un buen congreso. Puede poner a disposición de quienes los soliciten ejemplos y materiales utilizados en años anteriores y servir de intermediario para compartir la experiencia de anteriores anfitriones.